Vergadert u al in een cosy cockpit?
Lees Artikel
Ondernemen

Vergadert u al in een cosy cockpit?

Vergeet de grote en saaie vergaderruimtes waar eenzijdig informatie wordt geprojecteerd. De meetingroom van de toekomst is kleiner, draad- en…

Vergeet de grote en saaie vergaderruimtes waar eenzijdig informatie wordt geprojecteerd. De meetingroom van de toekomst is kleiner, draad- en kabelloos, interactief en deels virtueel. Wim De Bruyne, General Manager van Meeting Experience bij Barco en Frank Demonie, Chief Technology Officer bij KBC, over connecteren, inzichten delen en slim samenwerken in huddle rooms.

Al gehoord van huddle rooms? In deze compacte cockpits voor 2 tot 6 personen gaan medewerkers actief informatie delen en samenwerken, met collaboratietools als hefboom en draadloze connectivity als conditio sine qua non. Zowel KBC als Barco gebruikt ze, voor creatieve sessies of strategische meetings. Wim De Bruyne: ‘Huddle rooms spelen perfect in op de millennials die een nieuwe meetingcultuur willen: van passief naar interactief, van grote vergaderruimtes met peperdure installaties naar kleinere ruimtes waar ze hun eigen toestellen aansluiten op een scherm, info delen en met elkaar vergelijken.’
Het Nieuwe Werken verandert ook het interieur van de bakstenen gebouwen, met technologie als aanjager. Frank Demonie: ‘Dit gebouw (het KBChoofdkantoor in Leuven, red.) zouden we nu niet meer zetten. In Mechelen hebben we bijvoorbeeld geen vaste kantoren meer, maar open ruimtes, zetelhoekjes en kleine cockpits waar mensen kunnen creatief samenwerken en inloggen voor een Skype call.’

ClickShare is een Barco-oplossing om draadloos content te presenteren en te delen. Wim De Bruyne: ‘Connecteren gebeurt heel intuïtief, via een button of app, zonder tijd te verliezen met kabels. Meer dan 400.000  meetingrooms (waaronder die van de KBC, red.) hebben deze oplossing al. Onze businessunit ‘Meeting Experience’ is in vijf jaar van 0 naar >150 miljoen euro omzet gegroeid. Onze missie? Een vlekkeloze meetingcultuur creëren door technologie efficiënt in te zetten. Niemand wil toch nog ellenlange meetings die niet productief zijn?’

Frank Demonie & Wim De Bruyne

Mijnheer Demonie, hoe pakt KBC zijn vergadercultuur aan?

Frank Demonie, CTO bij KBC: ‘Zes jaar geleden hebben we een metamorfose ondergaan. Er kwam superveilige wifi, maar ook mobile devices en Skype for Business als all-in-one communicatieplatform waarmee we inbellen, chatten, videoconferenties houden, content sharen en opnemen, samenwerken in documenten… Strategische meetings in grote vergaderzalen behoren tot het verleden.’

‘Onlangs hadden we een call met meer dan 1.000 deelnemers over strategische thema’s, inclusief vragensessie. We zetten bijzonder sterk in op plaatsonafhankelijk en thuis werken. Sinds twee jaar hebben we ook telepresence voor internationale boardmeetings, waarbij je elkaar bijzonder nauwkeurig kunt zien. Zo besparen we op reiskosten en verlagen we onze ecologische voetafdruk.’

Wim De Bruyne: ‘IT creëert werkplekken die veel collaboratiever en intuïtiever zijn. In onze toekomststrategie gaan we zelfs uit van een of meerdere virtuele deelnemers op elke meeting, die dus fysiek niet aanwezig zijn. Voor die remote participants moet je dezelfde beleving en niveau van engagement creëren, inclusief oogcontact.’ Hierop willen wij inspelen als Barco.

Kun je die dynamiek ook creëren voor wie op afstand mee vergadert?

Frank Demonie: ‘Je moet natuurlijk vergaderregels bepalen. Stel bijvoorbeeld doelbewuste vragen, zoals “Wim, wat vind jij daarvan?” Zo houd je iedereen bij de les.’ Wim De Bruyne: “Het draait niet alleen om technologie, de organisatiecultuur – hoe mensen samenwerken – is net zo cruciaal. Je kunt de beste infrastructuur hebben, maar als het gedrag van de mensen niet verandert of als ze niet bereid zijn om info te delen, dan komt het niet goed.’

Vormen de nieuwe generaties dé katalysator voor die nieuwe werkplekken?

Wim De Bruyne: ‘Zeker en vast, maar het gaat verder. Bedrijven beseffen dat hoe meer mensen informatie kunnen delen, hoe meer ideeën er opborrelen en hoe hoger de productiviteit. De trend naar zelforganiserende teams past hier ook perfect in. Managers worden coaches.’

Frank Demonie: ‘KBC is sterk geëvolueerd van een hiërarchisch bedrijf naar een netwerkorganisatie. Hiërarchie vertraagt innovatie, en wij willen net heel innoverend zijn. Dat moet, om als bank nog het verschil te maken.’

Wim De Bruyne: ‘We moeten er vooral voor zorgen dat iedereen, jong en oud, op een eenvoudige en intuïtieve manier kan connecteren. Uit eigen onderzoek bij 1.250 eindgebruikers bleek dat 81 procent stress ervaart tijdens meetings als de technologie niet meewil. Er zijn nog heel wat fricties in meetings die we kunnen oplossen.’

‘We werken bijvoorbeeld aan een nieuw product om automatisch alle toestellen te integreren. En we experimenteren met de virtual videodirector, waardoor je tijdens een meeting kunt switchen naar verschillende gezichten. Noem het een virtuele regisseur, die ook voor een minifilm zorgt van die vergadering, waarbij je speech kunt omzetten naar tekst.’

Frank Demonie: ‘Wij investeren bv ook in automatische simultaanvertaling tijdens vergaderingen.’

Welke impact hebben virtual en augmented reality op de werkplek van morgen?

Frank Demonie: ‘AR is ideaal om extra informatie toe te voegen, alleen is de hardware, zoals de VR-bril, nog iets te bombastisch. Tijdens meetings kun je bijvoorbeeld via AR de beleggingsachtergrond van een klant checken. Er zijn mogelijkheden genoeg, op voorwaarde dat het beyond the gimmick gaat en de mensen het aanvaarden.’

Wim De Bruyne: ‘Via AR kun je meer context creëren rond informatie die wordt getoond tijdens een meeting. Wij doen al tests met VR-installaties en virtuele whiteboards, waarop je kunt tekenen. We experimenteren ook rond presence detection (je komt binnen in een meetingroom en die herkent dat je ‘binnen’ bent) en voice recognition (stemherkenning). Er kan heel veel, maar privacy speelt ook een rol.’

Hoe belangrijk is de werkplek om klanten te imponeren en young potentials aan te werven?

Frank Demonie: ‘Gebouwen, en hoe die eruitzien, worden minder belangrijk dan de mogelijkheid om plaatsonafhankelijk te werken. De werktevredenheid verhoogt sterk als medewerkers zelf kunnen bepalen hoe ze hun dag indelen, om bijvoorbeeld files te vermijden. In de war for talent, die zeker in IT woedt, verwachten nieuwe medewerkers dat ze om het even waar kunnen collaboreren en experimenteren.’

Wim De Bruyne: ‘Het verwachtingspatroon van nieuwe medewerkers wordt inderdaad steeds groter. Ons hoofdkantoor in Kortrijk straalt innovatie uit, en onze koffiebar is een ontmoetingscentrum. Als we klanten of partners ‘fysiek’ bij elkaar brengen om nieuwe technologie te tonen – soms moet je die echt voelen – dan voelen ze ook de sfeer die bij ons ademt.’

Vorig artikel
Artikel
Column

‘Technologie is de gemeenschappelijke taal van dit tijdperk’

Volgend artikel
Artikel
Column

'Wij verkopen kippenvel'